ใช้ระบบ HR ช่วยจะลดต้นทุนได้อย่างไร

Admin Favpo
21 September 2020
Image Description

ใช้ระบบ HR ช่วยจะลดต้นทุนได้อย่างไร


คำถามจากบริษัทที่นำ Favpo KPI Tracking ไปใช้

บริษัท/องค์กร ที่ยังไม่มีประสบการณ์การใช้ระบบ HR มาช่วยในการทำงานแบบเดิมมักจะมีคำถามเหมือนๆ กันว่า
• ใช้ระบบแล้วจะดีกว่าเดิมอย่างไร
• ไม่แน่ใจว่าใช้แล้วจะลดต้นทุนการทำงานได้อย่างไร

มาดูกันค่ะ admin จะเล่าให้ฟัง

เริ่มจากการทำงาน “แบบเดิม“ คืออะไร

เราคงปฏิเสธไม่ได้ว่า ความสำเร็จในปัจจุบันเกิดจากการทำงานเช่นที่เคยเป็นมาในอดีต

แล้วอย่างนี้จะถือว่า “ไม่ดี“ ตรงไหน?

อยากจะชวนให้กลับมาคิดแบบนี้ค่ะ
Q: เพราะอะไรเราถึงทำงานแบบนั้น “ในตอนนั้น“
- เป็นวิธีที่ดีที่สุด “ในตอนนั้น“
- คนของเรามีศักยภาพเหมาะสมกับสถานการณ์ “ในตอนนั้น“
- ทรัพยากรอื่น ๆ ก็พร้อมสำหรับการทำงานแบบนั้น “ในตอนนั้น“

ผ่านมา 20 ปี “ในตอนนี้“ วันที่เทคโนโลยีเดินเร็วกว่าเข็มนาฬิกา ในยุคที่เราหยุดเดินเท่ากับเราถอยหลัง
การทำงาน “ในตอนนั้น“ จะยังให้ผลลัพธ์ได้เท่าเดิมไหม?

ลองฟัง case นี้ดู โรงงานแห่งหนึ่งมีพนักงานเกือบ 200 คน ใช้ KPI มาวัดต้นทุน - กำไรแบบรายวัน
มีกระบวนการเก็บข้อมูลและคำนวณ ดังนี้
1. ให้หัวหน้างาน 8 คน จดผลงานของคนทำงานทั้งหมด ในแต่ละวันลงบนกระดาษ (8 คน)
2. ส่งกระดาษไปให้ admin บันทึกลงใน excel (1 คน)
3. ฝ่ายจัดซื้อข้อมูลค่าจ้างรายวันมาบันทึกเพิ่มและคำนวณ KPI (1 คน)
4. Share file/Sent file ให้ ผบห. ดูรายงาน ในวันรุ่งขึ้น (1 คน)

ไปที่ Impact เลย คือ ข้อมูลที่ได้มาเพื่อการบริหาร “ช้าไป“ สำหรับการตัดสินใจ เพราะกว่าจะได้ข้อมูลก็เริ่มต้นวันใหม่เป็นที่เรียบร้อยแล้ว .... ทำงานแบบเดิมต่อไปไป

เมื่อใช้ favpo เพื่อการ Tracking งานและคำนวณ KPI รายวัน
1. ให้หัวหน้างาน Key ผ่านระบบ KPI Tracking (ยังคงจำเป็นเพราะพนักงานบันทึกเองไม่ได้ อ่านไม่ออก)
2. ฝ่ายบัญชีหรือการเงินหรือบุคคล บันทึกตัวเลขค่าจ้างเข้าระบบ

เท่านี้ ระบบจะคำนวณ KPI ทันทีที่บันทึกปัจจัยต่าง ๆ ครบ และ ผบห. สามารถดูข้อมูลได้ทันที

มาตอบ 2 คำถามแรกด้วยกันซักนิด
Q1: ใช้ระบบแล้วจะดีกว่าเดิมอย่างไร
1. ลดขั้นตอนการทำงาน 4 ขั้นเหลือ 2 ขั้น
2. ประหยัดคนทำงานจาก 11 คน เหลือ 9 คน
3. ประหยัดกระดาษ
4. ลดความผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูล เหลือ 1 ขั้นตอน
5. ได้ข้อมูลเพื่อการบริหาร/ตัดสินใจ “ทันที“

Q2: ไม่แน่ใจว่าใช้แล้วจะลดต้นทุนการทำงานได้อย่างไร
1. แน่นอนเมื่อขั้นตอนการทำงานลดลง ใช้คนน้อยลง ผลลัพธ์โดยตรงคือ ต้นทุนกระบวนการนี้ ลดลง
2. เมื่อคนมีเวลาเหลือ ก็สามารถใช้เวลาไปทำสิ่งอื่นที่นำมาซึ่ง รายได้หรือลดต้นทุนด้านอื่น
3. ลดการใช้ทรัพยากร ปกติใช้กระดาษ ไม่ต้องมีแล้ว บันทึกผ่าน มือถือ หรือ แทปเลต ประหยัดวัสดุสิ้นเปลืองเห็น ๆ
4. ความผิดพลาดที่น้อยลง/ไม่มี ผลคือ ไม่ต้องทำซ้ำ ประหยัดเวลา กลับเข้าข้อ 2
5. ข้อมูลแบบ “Realtime“ นี่สำคัญสุด ทุกการตัดสินใจของ ผบห. นำมาซึ่งผลลัพธ์หลัก ๆ 2 เรื่อง คือ ไม่เรื่องกำไร ก็ขาดทุน การตัดสินใจบนข้อมูลที่ทันเวลาย่อมสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive advantage) อย่างชัดเจน

มาถึงจุดนี้ คงพอจะบอกได้ว่า “ความคุ้มค่า“ ของการนำระบบมาใช้จะ “คุ้มค่า“ ไหม

และนี่อาจเรียกได้ว่าเป็น “การทำงานแบบใหม่“ ที่มีคน ระบบ และผลลัพธ์ เป็น Key ของความสำเร็จ “ในตอนนี้“

😁 แล้วบริษัท หรือ องค์กรของคุณล่ะคะ ยังทำงาน “แบบเดิมในตอนนี้“ อยู่หรือเปล่า?

albert einstein: “Insanity is doing the same thing over & over again & expecting different result“

#ทุกการเปลี่ยนแปลงคือโอกาสของความสำเร็จ

ระบบประเมินพนักงานที่ครอบคลุมการประเมิน 360 องศาและการประเมิน KPI แบบออนไลน์ ใข้ง่ายทั้งผู้ประเมินและผู้ถูกประเมิน
Read More →

ระบบสะสมข้อมูลตัวชี้วัด KPI คำนวณค่าตัวชี้วัดได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ได้ข้อมูลมาบริหารงานได้ทันทีอย่างมีประสิทธิภาพ
Read More →

ระบบบันทึกและมอบหมายงาน ระบบที่ช่วยให้พนักงานและหัวหน้างาน ส่งมอบ งานกันได้แบบวันต่อวัน
Read More →

HR

ระบบบันทึกเวลาเข้า - ออกงาน แบบออนไลน์ สะดวกทุกที่ ลงเวลาได้ทุกแห่ง ลางาน และ อนุมัติผ่านมือถือทันที
Read More →

ระบบสำรวจภายในองค์กร เป็น SMART Survey สำรวจได้ตามวัตถุประสงค์ จัดการง่าย ลดขั้นตอนและประหยัดกระดาษ
Read More →

ฝึกการตั้งเป้าหมาย ระบบช่วยฝึกการทำงานและติดตามงานบนการตั้งเป้าหมาย ทั้งแบบเดี่ยวและแบบกลุ่ม
Read More →

ระบบฝึกการทำงานเป็นทีมแบบเป้าหมายร่วม (One Goal) สร้างการทำงานแบบมีส่วนร่วมมุ่งเป้าบนความสำเร็จร่วมกัน
Read More →

ฝึกการคิดทบทวน ด้วยคำถามโค้ชชิ่ง User จะได้รับคำถามกระตุ้นกระบวนการคิดและทบทวนตัวเองในทุกๆ 24 ชั่วโมง
Read More →

analytics
Test

แบบทดสอบออนไลน์ ช่วยให้งานทดสอบความรู้เฉพาะองค์กร เฉพาะงาน ทำได้บ่อยและสะดวก ใช้ร่วมกับการฝึกอบรมได้
Read More →

chat_bubble
Coach Bot

คุยกับโค้ชด้วยระบบแชทอัตโนมัติ โค้ชบอทที่ถูกฝึกมาให้พูดคุยกับ user เสมือนโค้ชส่วนตัวที่พูดคุยได้ 24 ชั่วโมง
Read More →

check_box
To Do

บันทึกสิ่งที่ต้องทำ ให้งานสำคัญไม่หลุดและสำเร็จ ช่วยพนักงานในการจัดลำดับงานและปฏิบัติงานเป็นขั้นตอนในแต่รายวัน
Read More →

volume_up
Announcement

ระบบแจ้งข่าวประกาศภายในองค์กร ทำให้การกระจายข่าวสารเป็นเรื่องที่รวดเร็ว เข้าถึงได้ทุกคนและสามารถตอบรับข่าวสารได้
Read More →